Theo thống kê trong khoảng gần hai thập kỷ trở về trước thì việc xử lý tài liệu, giải quyết các vấn đề liên quan đến tài liệu, giấy tờ, sổ sách trong thời điểm hiện tại đã đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Theo ghi nhận thực tế trong năm 2022 lượng giấy in sử dụng cho khối văn phòng đã giảm khoảng 47% so với những năm trước đó. Điều này được cho là đến từ nhiều nguyên nhân, nhưng theo các chuyên gia phân tích kinh tế thì lý do chủ yếu đến từ sự xuất hiện của LCS E-DOCUMENT.
Đây là một sản phẩm của trí tuệ công nghệ thời 4.0. Là một loại chứng từ điện tử, được tạo ra giúp doanh nghiệp gửi đi, nhận về, lưu trữ dữ liệu. LCS E-DOCUMENT thực sự là giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Các chứng từ, thu chi, khai báo, thủ tục… của doanh nghiệp sẽ được LCS E-DOCUMENT thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng và đơn giản nhất. Vậy LCS E-DOCUMENT là gì? LCS E-DOCUMENT sử dụng với mục đích gì? Điều kiện sử dụng LCS E-DOCUMENT như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.
LCS E-DOCUMENT được hiểu đơn giản là chứng từ điện tử hay tài liệu điện tử và được gọi đầy đủ bằng tên tiếng anh là: Electronic Document. Đây là phiên bản kỹ thuật số của các dạng tài liệu, được tạo ra với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho mọi doanh nghiệp trong việc trao đổi, xử lý, giao dịch thông tin, tài liệu.
LCS E-DOCUMENT là một hình thức truyền tải thông tin văn bản dưới dạng dữ liệu điện tử. Giúp doanh nghiệp gửi đi, nhận lại, lưu trữ các dữ liệu điện tử trong các hoạt động tài chính, tác vụ văn phòng, hành chính văn phòng. Theo điều 3 của nghị định 123/2020/NĐ-CP thì chứng từ điện từ bao gồm các loại chứng từ, biên lai của doanh nghiệp sẽ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
LCS E-DOCUMENT sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến: chứng từ kế toán điện tử, báo cáo quyết toán điện tử, báo cáo tài chính điện tử, chứng từ thu – chi ngân sách doanh nghiệp điện tử, thông tin kê khai và thực hiện thuế điện tử, thông tin khai báo, thực hiện thủ tục hải quan điện tử, chứng từ giao dịch chứng khoán điện tử… cùng tất cả các loại chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT khác mà doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng.
Chắc chắn những ai đã và đang làm việc trong các doanh nghiệp, tổ chức, công ty sẽ hiểu rất rõ tài liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong sự hoạt động ổn định của bất cứ doanh nghiệp, tổ chức, công ty nào. Vậy nên việc sử dụng, quản lý, lưu trữ các tài liệu này luôn được các công ty thực hiện đầy đủ, nghiêm ngặt. Sự ra đời của tài liệu điện tử E-DOCUMENT được coi như một bước tiến giúp những công việc liên quan đến tài liệu được trở nên đơn giản, gọn nhẹ và hiệu suất cao hơn.
Cũng không phải ngẫu nhiên mà hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều lựa chọn E-DOCUMENT như một giải pháp hoàn hảo cho sự phát triển của công ty. LCS E-DOCUMENT thực sự đã mang đến rất nhiều những lợi ích to lớn cho người sử dụng.
E-DOCUMENT cho phép người dùng có thể truy cập dữ liệu tài liệu ở bất cứ đầu, ở bất cứ thời điểm nào. Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công ty có thể sử dụng các nguồn lực lao động, cả nguồn lực cố định lẫn nguồn lực cơ động. Ứng dụng còn giúp doanh nghiệp chuyển tải thông tin, văn bản tới nhân viên một cách nhanh chóng, giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề cần thiết.
Chứng từ điện tử E-DOCUMENT hoạt động theo nguyên lý lập trình chính xác nên sẽ giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình xử lý công việc. Đặc biệt chứng từ điện tử còn giúp việc nhập, lưu trữ dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn so với việc nhập thủ công bởi nhân viên. Giúp giảm thiểu tối đa chi phí và thời gian thực hiện.
Trong trường hợp tài liệu có vấn đề, hoặc có sai sót cần sửa chữa thì chắc chắn việc sửa thủ công bằng người thực hiện sẽ chậm hơn, phức tạp hơn so với tài liệu điện tử.
Một trong những ưu điểm nổi bật của tài liệu điện tử E-DOCUMENT chính là giảm thiểu chi phí tối đa. Chỉ cần một lần đầu tư vào chứng từ điện tử, doanh nghiệp sẽ giải quyết được các vấn đề về chi phí: giấy tờ, in ấn, nhân viên, không gian lưu trữ, sai sót nghiêm trọng… Thời gian gần đây tiêu chí để lựa chọn công ty làm việc của nhiều ứng viên ưu tú chính là: một môi trường làm việc linh hoạt, không hộp mực, không máy in, không chi phí bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị in ấn. Và đó đến từ những lợi ích to lớn cả chứng từ điện tử E-DOCUMENT.
Việc quản lý tài liệu theo hình thức thủ công tồn tại rất nhiều bất cập, có thể nói là đem lại nhiều khó khăn về phân công, quản lý cho doanh nghiệp. Bạn sẽ khó sử dụng tài liệu để phân công công việc cho từng ban ngành, từng nhóm, từng cá nhân. Đồng thời việc nắm bắt và nhớ được tất cả những chi tiết, vị trí lưu trữ tài liệu là việc vô cùng mệt mỏi cho người thực hiện.
Quản lý tài liệu điện tử cho phép bạn có thể gửi tài liệu, phân công công việc, theo dõi tiến độ dự án một cách nhanh chóng, đơn giản nhất. Việc nhận biết, kiểm tra những lỗi trong tài liệu qua tài liệu điện tử sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn đang sử dụng phương pháp truyền thống để lưu trữ, bảo quản, bảo mật tài liệu của mình chính là khóa két sắt hoặc tủ sắt (tủ hồ sơ). Đây là hình thức bảo mật mang tính chất tương đối, tài liệu dễ bị mất, bị cháy, bị thất lạc… do nhiều nguyên nhân từ chủ quan đến khách quan. Ngay cả việc thất lạc, mất mát tài liệu trên đường vận chuyển cũng là điều không phải quá hiếm.
Với tài liệu điện tử E-DOCUMENT thì tất cả các tài liệu đều được mã hóa, bảo mật cao, cấp quyền truy cập vào các tài liệu theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Quyền truy cập này sẽ hạn chế những cá nhân không được ủy quyền truy cập. Và giúp người quản lý có thể kiểm tra nhanh chóng chính xác thời điểm nào có người truy cập vào tài liệu.
Không khó để có thể hình dung những khó khăn, tiềm ẩn sai sót, khả năng mất mát trong việc lưu trữ, bảo quản tài liệu theo cách truyền thống. Điều này sẽ được giải quyết triệt để với tài liệu điện tử E-DOCUMENT.
Dù xảy ra bất kỳ rủi ro nào như hỏa hoạn, lũ lụt, trộm cắp … thì tài liệu của doanh nghiệp vẫn sẽ an toàn. Bởi hệ thống bảo mật, bảo quản tài liệu của E-DOCUMENT được thực hiện bởi lưu trữ đám mây nên bạn có thể yên tâm rằng tài liệu của bạn luôn được bảo vệ một cách an toàn nhất.
Việc chuyển đổi từ chứng từ, văn bản giấy sang việc sử dụng chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT là xu hướng tất yếu của tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động trong thời đại khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ. Do LCS E-DOCUMENT liên quan đến các chứng từ, tài liệu, hóa đơn… quan trọng của công ty nên sẽ có những quy định cụ thể mà người dùng cần biết.
+ Tất cả những hoạt động thể hiện việc giao nhận, gửi – nhận, lưu trữ… thông qua chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ điện tử. Và phải được thực hiện theo luật giao dịch điện tử.
+ Nếu doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT cho hoạt động tài chính thì phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước. Đồng thời phải tuân thủ đầy đủ các quy định về luật của chuyên ngành tài chính mà doanh nghiệp sử dụng.
+ Khi sử dụng chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký điện tử (chữ ký điện tử doanh nghiệp, chữ ký điện tử cá nhân có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp) để có thể ký kết chứng từ điện tử.
+ Khi các chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT của doanh nghiệp chỉ sử dụng chữ ký điện tử (không sử dụng con dấu đi kèm) thì hệ thống thông tin điện tử cần phải đảm bảo có thể nhận diện được yếu tố pháp lý, quyền hạn, trách nhiệm của người ký kết.
+ Theo quy định của pháp luật về chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT thì các chứng từ điện tử phải có sự xác nhận, đồng ý của tất cả các bên liên quan thì mới được hủy.
+ Thời hạn hủy chứng từ điện tử được thực hiện theo đúng pháp luật, và theo đúng sự thỏa thuận của các bên liên quan về thời hạn hủy chứng từ điện tử đã ký kết trước đó.
+ Trong trường hợp chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT đã hết thời hạn sử dụng, không còn hiệu lực sử dụng thì có thể tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật.
+ Việc tiêu hủy chứng từ điện tử cần đảm bảo không có sự ảnh hưởng dù là nhỏ nhất đến các chứng từ điện tử liên quan (vẫn còn hiệu lực, chưa tiêu hủy). Nhằm đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống dữ liệu thông tin doanh nghiệp.
Để thuận tiện nhất cho mọi khách hàng, và mang đến giải pháp điều hành, quản lý doanh nghiệp một cách tối ưu, nhanh chóng cho mọi doanh nghiệp, công ty, đơn vị… LCS cung cấp đầy đủ mọi dịch vụ: hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, chứng từ điện tử… cho mọi khách hàng.
Chúng tôi tự tin với kinh nghiệm, sự chuyên nghiệp, trình độ, cùng sự tận tâm, nhiệt tình sẽ mang đến những trải nghiệm hài lòng cho mọi khách hàng. Mọi thắc mắc về chứng từ điện tử LCS E-DOCUMENT, khách hàng có thể liên hệ theo:
LCS
LCS E-DOCUMENT tự tin sẽ đưa đến những trải nghiệm xứng tầm vị thế của một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp, đỉnh cao cho mọi khách hàng.
Tính toàn vẹn, Tính xác thực
Tính bảo mật, Tính sẵn sàng
Tính chống chối bỏ
Tính toàn vẹn, Tính xác thực
Tính bảo mật, Tính sẵn sàng
Tính chống chối bỏ
Tính toàn vẹn, Tính xác thực
Tính bảo mật, Tính sẵn sàng
Tính chống chối bỏ
